Onderzoek naar certificering en kwaliteitssysteem van een e-depot voor digitale archieven

Overheden zijn volgens de Archiefwet en de Wet Open Overheid verplicht een bewaarplaats te hebben voor papieren én digitale archieven, waarin informatie duurzaam en toegankelijk wordt bewaard met oog op het afleggen van verantwoording van overheidshandelen en het doen van historisch onderzoek. De gemeenschappelijke regeling RHC Groninger Archieven beschikt als archiefdienst over een dergelijke voorziening voor digitale archieven, een zogenaamd e-depot. Dit e-depot omvat niet alleen een informatiesysteem, maar ook de hele beheerorganisatie daaromheen. Een dergelijk e-depot (in brede zin) moet aan toetsbare eisen van een kwaliteitssysteem voldoen. Dit kwaliteitssysteem moet nog (door)ontwikkeld worden. Hieraan gerelateerd willen de Groninger Archieven het e-depot officieel laten certificeren om het systeem en de beheerorganisatie aantoonbaar aan kwaliteitsstandaarden en wet- en regelgeving te laten voldoen en het daarmee stevig te positioneren in het lokale en provinciale informatielandschap.

Team Digitale Duurzaamheid ambieert e-depot-certificering volgens het Core Trust Seal (CTS) om de voorziening aantoonbaar aan kwaliteitsstandaarden en wet- en regelgeving te laten voldoen en daarmee stevig te positioneren in het provinciale informatielandschap. Voor het welslagen van het certificeringstraject is een functionerend kwaliteitssysteem onontbeerlijk. Opdracht is om te onderzoeken welke eisen en voorwaarden CTS stelt voor certificering van het e-depot (in de brede definitie, dus inclusief de beheerorganisatie) en wat een werkend kwaliteitssysteem veronderstelt. Vanuit een analyse van de huidige situatie middels een nulmeting of self-assessment van CTS en het kwaliteitssysteem moet in kaart gebracht worden wat benodigd is om zowel een certificering als een daarvoor voorwaardelijk werkend kwaliteitssysteem te verkrijgen.

Omdat beide trajecten continu in (door)ontwikkeling zijn kan op verschillende momenten ingestapt worden. Afhankelijk van het ontwikkelingsstadium zullen taken meer initiërend dan wel proces begeleidend zijn.

De uit te voeren taken zijn onder andere deskresearch, interviews intern en extern en het uitvoeren van een self-assessment/nulmeting.